Was ist Billwise?

Billwise ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer. Alles — Rechnungen, Ausgaben, Steuern, Fahrtenbuch und Steuerreports — an einem Ort.

Im Gegensatz zu traditionellen Buchhaltungsprogrammen läuft Billwise vollständig im Browser. Keine Installation nötig, keine Datei-Backups, keine veralteten Versionen. Die Daten sind jederzeit sicher in der Cloud gespeichert und von überall zugänglich.

Systemvoraussetzungen

Billwise läuft in jedem modernen Browser. Eine Installation ist nicht erforderlich.

Account erstellen & einloggen

Das Onboarding

Beim ersten Login startet automatisch das Onboarding — ein 6-stufiger Einrichtungsassistent, der dich durch alle wichtigen Bereiche führt.

Firmendaten einrichten

Deine Firmendaten erscheinen automatisch auf allen Rechnungen und Angeboten. Sie können jederzeit unter Einstellungen angepasst werden.

Wichtige Felder:

• Firmenname / Dein Name — Erscheint als Absender auf Rechnungen
• Adresse — Straße, PLZ, Ort
• Steuernummer — Pflicht auf deutschen Rechnungen (z.B. 123/456/78901)
• USt-ID — Falls du umsatzsteuerpflichtig bist (z.B. DE123456789)
• IBAN / BIC — Erscheint auf Rechnungen als Zahlungsziel
• Zahlungsziel (Tage) — Standard-Fälligkeit für neue Rechnungen (z.B. 14 Tage)
• MwSt-Satz — Standard-Mehrwertsteuersatz (19 % oder 7 %)
• Kleinunternehmer §19 UStG — Falls du als Kleinunternehmer keine MwSt ausweist
• Firmenlogo — Wird oben rechts auf Rechnungen platziert

Das Dashboard erreichst du jederzeit per Klick auf das Billwise-Logo oben links in der Sidebar. Es ist dein täglicher Ausgangspunkt.

Stat-Cards

Die vier großen Karten oben zeigen die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

Steuertopf

Der Steuertopf zeigt dir, wie viel Geld du für Steuerzahlungen zurücklegen musst — aufgeteilt nach Quartalen:

• USt (Umsatzsteuer) — Fällig je nach Voranmeldungsrhythmus (monatlich oder quartalsweise)
• ESt (Einkommensteuer) — Vorauszahlungen Q1–Q4 (fällig am 10.3., 10.6., 10.9., 10.12.)
• ✓ Bezahlt-Perioden — Bereits geleistete Zahlungen werden grau abgehakt und von der Summe abgezogen

Monatschart & Schnellzugriff

Unterhalb der Stat-Cards findest du:

• Monatschart — Einnahmen der letzten Monate als Balkendiagramm
• Schnellzugriff-Buttons — Beleg hochladen, Externe Einnahme erfassen, Rechnung erstellen
• Letzte Aktivität — Die 5 zuletzt erstellten Rechnungen mit Status
• Ausstehende Zahlungen — Offene Rechnungen mit Fälligkeitsdatum

Rechnungen

Der Bereich Rechnungen ist das Herzstück von Billwise. Hier erstellst, verwaltest und versendest du alle deine Rechnungen.

Neue Rechnung erstellen

Rechnungsstatus

PDF-Vorlagen

Billwise bietet 6 professionelle PDF-Vorlagen. Die Vorlage wird einmalig in den Einstellungen festgelegt und gilt für alle neuen Rechnungen:

Rechnung per E-Mail senden

Klicke in der Rechnungsliste auf das ✉ E-Mail-Icon. Billwise öffnet automatisch dein Standard-E-Mail-Programm mit vorausgefülltem Betreff, Empfänger (aus Kundendaten) und einer freundlichen Begleitmail. Du kannst den Text vor dem Senden noch anpassen.

Rechnung stornieren

Wenn eine Rechnung falsch war oder storniert werden muss:

1. Klicke in der Rechnungsliste auf Storno (nur bei offenen Rechnungen möglich).
2. Bestätige die Stornierung im Dialog.
3. Billwise erstellt automatisch eine Storno-Rechnung mit negativem Betrag.
4. Die Originalrechnung erhält den Status Storno und wird aus der Gewinnberechnung herausgenommen.

Rechnungen exportieren

• PDF-Einzeldownload — Klick auf das PDF-Icon in der Rechnungszeile
• CSV-Export — Alle Rechnungen als Tabelle, kompatibel mit Excel
• ZIP-Export — Alle Rechnungen als ZIP-Archiv mit allen PDFs
• DATEV EXTF — Für den Steuerberater, SKR03-Format (unter Berichte → EÜR)

Angebote

Unter Einnahmen → Angebote kannst du professionelle Angebote erstellen — mit identischem Formular wie Rechnungen, aber ohne Zahlungsfrist.

Angebot erstellen

Geh wie bei einer Rechnung vor: Kunde wählen, Positionen hinzufügen, Budget angeben, PDF herunterladen oder per Mail versenden. Das Budget auf dem Angebot wird als Brutto angezeigt (inkl. MwSt).

Angebot in Auftrag umwandeln

Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, klicke auf → Auftrag. Das Angebot wird automatisch in einen Auftrag überführt — inklusive aller Positionen, Preise und Kundendaten.

KI-Angebotsgenerator

Unter Einnahmen → Angebote findest du den KI-Angebotsgenerator. Beschreibe dein Projekt in einfachen Worten und lass Edda (die KI) daraus ein vollständiges Angebot mit strukturierten Positionen erstellen. Details dazu in Kapitel 9.

Aufträge & Rapport

Das Auftrags-Modul ermöglicht es, laufende Projekte mit täglichem Rapport zu verwalten und daraus eine Sammelrechnung zu erstellen.

Auftrag anlegen

1. Navigiere zu Einnahmen → Aufträge
2. Klicke Neuer Auftrag
3. Trage Projektname, Kunde und Beschreibung ein
4. Speichern — der Auftrag ist jetzt offen

Rapport erfassen

Öffne einen Auftrag und klicke auf Rapport hinzufügen. Trage Datum, geleistete Stunden und Beschreibung ein. Der Rapport wird als JSON gespeichert und kann beliebig erweitert werden.

Sammelrechnung erstellen

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wähle den Auftrag und klicke auf Sammelrechnung. Billwise bündelt alle Rapport-Einträge automatisch in eine einzige Rechnung — du musst sie nur noch absenden.

Externe Einnahmen

Einnahmen die nicht über Billwise-Rechnungen abgewickelt werden (z.B. Honorare, Bareinnahmen, Nebenjobs) können unter Einnahmen → Externe Einnahmen manuell erfasst werden.

• Datum, Betrag (netto), MwSt-Satz, Beschreibung
• Externe Einnahmen fließen automatisch in EÜR, USt-Voranmeldung und Dashboard-Umsatz ein
• Sortierung nach Erstellungsdatum (neueste zuerst)

Belege & KI-OCR PRO

Unter Ausgaben → Belege erfasst du alle Betriebsausgaben — von Softwarelizenzen bis zum Geschäftsessen. Die KI liest Kassenbon-Fotos automatisch aus.

Beleg hochladen

Belegkategorien

Belege verwalten

• Bezahlte Belege werden standardmäßig ausgeblendet — Toggle "Bezahlte anzeigen" einschalten um sie zu sehen
• 👁 Ansehen — öffnet das Belegfoto im neuen Tab
• ⬇ Herunterladen — lädt das Originalfoto herunter
• Als bezahlt markieren — synchronisiert mit dem Kontoauszug-Abgleich

Kontoauszug & Abgleich

Importiere deinen Kontoauszug als CSV-Datei und gleiche Transaktionen automatisch mit Rechnungen und Belegen ab.

CSV importieren

1. Exportiere deinen Kontoauszug aus deinem Online-Banking als CSV
2. Klicke unter Kontoauszug auf CSV importieren
3. Billwise erkennt automatisch Datum, Betrag und Verwendungszweck
4. Transaktionen werden nach Kategorie eingeordnet (Geschäftlich/Privat)

Transaktionen kategorisieren

• Geschäftlich — Wird in der EÜR berücksichtigt
• Privat — Wird als private Entnahme markiert, taucht im Dashboard-Steuertopf auf
• Abgleich mit Rechnung — Verknüpfe eine eingehende Zahlung direkt mit einer offenen Rechnung → Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert
• Abgleich mit Beleg — Verknüpfe eine Ausgabe mit einem gespeicherten Beleg → Beleg wird als bezahlt markiert

Bulk-Bearbeitung

Mehrere Transaktionen auf einmal verarbeiten:

1. Aktiviere die Checkboxen links neben den Transaktionen
2. Die Bulk-Bar erscheint unten
3. Wähle Geschäftlich, Privat oder Löschen

Personal & Lohn

Unter Ausgaben → Personal & Lohn verwaltest du deine Mitarbeiter und erstellst monatliche Lohnabrechnungen.

Mitarbeiter anlegen

1. Klicke Mitarbeiter hinzufügen
2. Name, Bruttogehalt, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer
3. Billwise berechnet automatisch die Arbeitgeberkosten (AG-Anteile zur SV)

Lohnabrechnung

Erstelle monatliche Abrechnungen pro Mitarbeiter. Die AG-Gesamtkosten (Brutto + AG-SV-Anteil) fließen in die EÜR als Personalaufwand ein — nicht nur das Nettogehalt.

Abschreibungen & Anlagen

Unter Ausgaben → Abschreibungen & Anlagen verwaltest du alle Wirtschaftsgüter die über mehrere Jahre abgeschrieben werden (AfA — Absetzung für Abnutzung).

Anlage erfassen

1. Bezeichnung (z.B. "MacBook Pro 14")
2. Kaufdatum und Kaufpreis (netto)
3. Nutzungsdauer in Jahren — Billwise schlägt anhand der AfA-Tabelle automatisch die korrekte Nutzungsdauer vor (z.B. Computer: 3 Jahre, Pkw: 6 Jahre)
4. Billwise berechnet den jährlichen und monatlichen Abschreibungsbetrag

Wirkung auf die EÜR

Abschreibungen erscheinen in der EÜR als Betriebsausgabe — anteilig für das aktuelle Geschäftsjahr. Vollständig abgeschriebene Anlagen werden automatisch ausgeblendet.

Das Fahrzeug-Modul unterstützt alle drei vom Finanzamt anerkannten Methoden zur steuerlichen Behandlung deines Fahrzeugs. Die aktive Methode wird automatisch in EÜR, Steuertopf und Dashboard übernommen.

Methode wählen

Jeder Tab zeigt einen Methoden-Banner der dir anzeigt, welche Methode aktuell aktiv ist. Auf inaktiven Tabs erscheint der Button "Als Methode aktivieren".

Tab 1: Privatfahrzeug — Fahrtenbuch & km-Pauschale

Für Selbstständige die ihr privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzen. Jede eingetragene Fahrt gilt als betrieblich und wird mit der gesetzlichen Kilometerpauschale abgerechnet.

Fahrt eintragen

• Datum der Fahrt
• Ziel — Wohin wurde gefahren?
• Zweck — Warum war die Fahrt betrieblich? (z.B. "Kundentermin Firma Müller GmbH")
• Kilometer — Strecke in km (einfache Strecke oder Hin- und Rückfahrt)

Km-Pauschale

Die Summe der Fahrtkosten erscheint automatisch in der EÜR als Betriebsausgabe.

Tab 2: Betriebsfahrzeug — Geschäftsanteil-Methode

Für Selbstständige die ein Betriebsfahrzeug haben (Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Hier werden alle Fahrten mit Fahrttyp erfasst — der prozentuale Geschäftsanteil bestimmt dann den abzugsfähigen Anteil der KFZ-Gesamtkosten.

Fahrt eintragen

Identisch wie beim Privatfahrzeug — aber jede Fahrt erhält zusätzlich einen Fahrttyp:

• Geschäftlich — Betriebliche Fahrten (Kundentermine, Lieferungen etc.)
• Privat — Alle nicht-betrieblichen Fahrten

Berechnung

Billwise berechnet automatisch:

• Geschäftsanteil % = Geschäftliche km ÷ Gesamt-km × 100
• Abzugsfähige KFZ-Kosten = Geschäftsanteil % × Summe aller KFZ-Belege

Die abzugsfähigen KFZ-Kosten fließen als Betriebsausgabe in die EÜR. Die km-Pauschale wird bei dieser Methode nicht angewendet.

Tab 3: 1%-Regelung §6 Abs.1 Nr.4 EStG

Die einfachste Methode: Kein Fahrtenbuch nötig. Stattdessen wird monatlich 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als Privatanteil (Betriebseinnahme) angesetzt.

Fahrzeugdaten eingeben

Steuersätze je Antrieb

Wirkung in Billwise

• EÜR: Alle KFZ-Kosten als Betriebsausgabe + monatlicher Privatanteil als Betriebseinnahme
• ESt-Vorauszahlung: Privatanteil erhöht die Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer
• Dashboard-Steuertopf: Privatanteil wird in der Gewinnbasis berücksichtigt

Auswertungen & BWA

Unter Berichte → Auswertungen & BWA siehst du eine detaillierte Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für das laufende Jahr.

Was die BWA zeigt

• Gesamteinnahmen — Rechnungen (bezahlt) + Externe Einnahmen
• Ausgaben nach Kategorie — Belege aufgeschlüsselt
• Personalaufwand — AG-Gesamtkosten aller Mitarbeiter
• Abschreibungen — Jahresanteil aller aktiven Anlagen
• Gewinn (EÜR-Basis) — Einnahmen minus Ausgaben
• Monatsverlauf — Einnahmen pro Monat als Diagramm

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die EÜR ist der wichtigste Steuerreport für Selbstständige. Sie fasst alle Einnahmen und Ausgaben eines Jahres zusammen und ergibt den zu versteuernden Gewinn.

Aufbau der EÜR

DATEV EXTF Export (SKR03)

Für die Übergabe an deinen Steuerberater:

1. Öffne Berichte → EÜR
2. Klicke DATEV-Export
3. Die CSV-Datei im DATEV EXTF Format (SKR03) wird heruntergeladen
4. Diese Datei kann direkt in DATEV Buchhalter Pro oder ähnliche Software importiert werden

USt-Voranmeldung

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Billwise bereitet alle Zahlen automatisch auf.

Zeitraum auswählen

Wähle Monat oder Quartal (je nach deinem Voranmeldungsrhythmus). Billwise berechnet automatisch:

• Umsatzsteuer — MwSt aus allen Rechnungen + externe Einnahmen im gewählten Zeitraum
• Vorsteuer — MwSt aus allen bezahlten Belegen im gewählten Zeitraum
• Zahllast / Erstattung — USt minus Vorsteuer

Vorsteuer-Details

Das Vorsteuer-Feld zeigt: Gesamtbetrag, Anzahl der Belege, Detailaufstellung. Ein manueller Override ist möglich falls das Finanzamt einen abweichenden Wert festgestellt hat.

Anmeldung einreichen

Billwise erstellt keine Elster-Datei. Die berechneten Werte überträgst du manuell in dein Elster-Portal oder gibst sie deinem Steuerberater weiter.

ESt-Vorauszahlung

Selbstständige zahlen Einkommensteuer quartalsweise als Vorauszahlung. Billwise schätzt die fälligen Beträge auf Basis deines laufenden Gewinns.

Berechnung

Grundlage ist der hochgerechnete Jahresgewinn (aus der EÜR). Darauf wird der Einkommensteuertarif §32a EStG 2025 angewendet. Die Jahressteuer wird auf 4 Quartale aufgeteilt:

Steuervorauszahlungen verwalten

Unter Steuern → Steuervorauszahlungen kannst du geleistete Zahlungen eintragen und abhaken.

• Erstatte USt-Perioden als bezahlt — Billwise bucht automatisch einen Buchungseintrag
• ESt-Perioden Q1–Q4 als bezahlt markieren
• Bezahlte Perioden erscheinen im Dashboard-Steuertopf als ✓ grau abgehakt und werden von der offenen Summe abgezogen

Kunden

Unter Verwaltung → Kunden verwaltest du alle deine Kunden. Einmal angelegt, stehen sie in Rechnungen und Angeboten als Autocomplete-Vorschlag zur Verfügung.

Kunde anlegen

Artikel & Leistungen

Speichere deine häufig genutzten Leistungen und Artikel als Vorlage. In Rechnungen und Angeboten werden sie automatisch vorgeschlagen sobald du anfängst zu tippen.

Artikel anlegen

• Bezeichnung — z.B. "Frontend Entwicklung", "Beratungsstunde", "Druckauftrag A4"
• Netto-Preis — Standardpreis, kann beim Einfügen in Rechnungen angepasst werden
• MwSt-Satz — 19%, 7% oder 0%

Schuldenrechner

Der Schuldenrechner hilft dir dabei, Kredite, Darlehen oder ratenbasierte Zahlungen zu überwachen und die Gesamtkosten zu berechnen.

• Kreditbetrag, Zinssatz, Laufzeit eingeben
• Billwise berechnet monatliche Rate, Gesamtzinsen und Gesamtkosten
• Mehrere Schulden gleichzeitig verwalten
• Zinsen erscheinen als Betriebsausgabe in der EÜR wenn es sich um betriebliche Kredite handelt

Edda — KI Angebots-Assistentin

Edda ist eine intelligente Assistentin für die Angebotserstellung. Du kannst per Chat oder per Sprache ein vollständiges Angebot in Minuten erstellen — ohne ein einziges Formularfeld anzufassen.

Angebot per Chat erstellen

Spracheingabe & Sprachausgabe

Klicke auf das Mikrofon-Icon im Edda-Panel um Spracheingabe und Sprachausgabe gleichzeitig zu aktivieren. Edda antwortet dann laut — ideal wenn du gerade keinen Schreibtisch hast oder schnell ein Angebot per Freisprechen erstellen möchtest.

• Sprache: Deutsch (de-DE)
• Spracherkennung: Web Speech API (funktioniert nur mit Mikrofon-Berechtigung im Browser)
• Sprachausgabe: Weibliche Stimme, optimiert für natürliche Konversation

Quick-Actions

Im Edda-Panel gibt es vier Quick-Action-Buttons:

• Angebot — Startet den Angebots-Flow
• Rapport — Hilfreich für Auftrags-Nachtrag
• Rechnung — Öffnet direkt das Rechnungsformular
• Auftrag — Öffnet direkt das Auftragsformular

Bill — KI-Steuerberater

Bill ist dein persönlicher KI-Steuerberater in Billwise. Er beantwortet Fragen rund um Steuern, Buchhaltung und Freelancer-Finanzen.

Was Bill kann

• Steuerfragen beantworten: "Wann muss ich eine USt-Voranmeldung machen?", "Was kann ich alles absetzen?"
• Buchhalterische Fragen: "Wie rechne ich eine Storno-Rechnung?"
• Proaktive Hinweise: Bill erinnert dich an Fristen, Gesetzesänderungen und steuerliche Besonderheiten
• Billwise-spezifische Hilfe: "Wie funktioniert der DATEV-Export?"

Bill ein- und ausschalten

Falls Bill-Hinweise stören: Unter Einstellungen kann der Bill-Assistent deaktiviert werden.

Billwise erlaubt es, bis zu 3 Betriebe unter einem einzigen Account zu führen. Jeder Betrieb ist vollständig isoliert — Rechnungen, Kunden, Belege, Logo, Rechnungsnummern und Fahrtenbuch sind komplett getrennt.

Typische Anwendungsfälle

• Du bist sowohl Fotograf als auch Web-Entwickler und willst die Buchaltungen trennen
• Dein Partner führt ebenfalls ein Gewerbe — gemeinsamer Account, getrennte Bücher
• Du hast ein Gewerbe und eine GbR gleichzeitig

Betrieb anlegen

Was ist isoliert je Betrieb?

Die Einstellungen erreichst du über den Profil-Chip oben rechts in der Topbar → Einstellungen.

Firmendaten

• Firmenname, Inhaber, Adresse
• Steuernummer und USt-ID
• IBAN und BIC
• Standard-Zahlungsziel (Tage)
• Standard-MwSt-Satz (19% / 7%)
• Kleinunternehmer §19 UStG (Checkbox)
• Firmenlogo (JPG/PNG, erscheint auf Rechnungen)

Rechnungsvorlagen

Wähle eine der 6 PDF-Vorlagen. Die Vorlage gilt für alle neuen Rechnungen und Angebote. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.

App-Konfiguration

Sprache

Die App-Sprache kann zwischen Deutsch und Englisch umgeschaltet werden. Alle Menüpunkte, Fehlermeldungen und Reports werden sofort übersetzt.

KI-Assistenten

• Bill aktivieren/deaktivieren — Schaltet die Bill-KI-Hinweise aus

Desktop App installieren

Installiere Billwise als eigenständige Desktop App (PWA). Kein App Store nötig. Details in Kapitel 12.

Lokaler Speicher

Billwise speichert alle wichtigen Daten sicher in der Cloud (Supabase). Der lokale Browser-Cache wird nur als schneller Arbeitsspeicher genutzt und bei jedem Login automatisch aus der Cloud wiederhergestellt.

• Speicherauslastung — Balken zeigt wie viel lokaler Cache belegt ist
• Logo-Cache leeren — Falls das Logo nicht korrekt angezeigt wird
• App-Cache leeren — Setzt den lokalen Cache zurück. Alle Daten werden beim nächsten Login automatisch aus der Cloud wiederhergestellt.
• Onboarding wiederholen — Startet den Einrichtungsassistenten neu

Billwise kann als Progressive Web App (PWA) auf dem Desktop oder Smartphone installiert werden. Du erhältst eine App ohne Browser-Adressleiste — sie fühlt sich an wie eine native Anwendung.

Installation (Desktop)

Installation (iOS / Safari)

1. Öffne billwise.one in Safari auf deinem iPhone/iPad
2. Tippe auf das Teilen-Symbol (Rechteck mit Pfeil nach oben)
3. Wähle "Zum Home-Bildschirm"
4. Bestätige mit Hinzufügen

Installation (Android / Chrome)

1. Öffne billwise.one in Chrome
2. Tippe auf das Menü (⋮) oben rechts
3. Wähle "App installieren" oder "Zum Startbildschirm hinzufügen"

Vorteile der Desktop App

• Kein Browser-Tab nötig — Billwise startet eigenständig
• Schneller Zugriff direkt vom Desktop/Dock aus
• Funktioniert auch offline (Lesen von gecachten Seiten)
• Automatische Updates — die App ist immer auf dem neuesten Stand

Allgemein

Wo werden meine Daten gespeichert?

Rechnungen, Kunden, Belege und Transaktionen werden sicher in der Cloud gespeichert (Supabase / PostgreSQL, Server in der EU). Einige lokale Daten (Fahrtenbuch, Artikel, Logo, Einstellungen) liegen im localStorage deines Browsers.

Kann ich Billwise auf mehreren Geräten nutzen?

Ja. Melde dich auf jedem Gerät mit deinen Zugangsdaten an. Cloud-Daten (Rechnungen, Kunden etc.) sind sofort verfügbar. Lokale Daten (Fahrtenbuch, Artikel) sind gerätespezifisch und werden nicht synchronisiert.

Gibt es eine mobile App?

Billwise läuft vollständig im Mobilbrowser und ist für Smartphones optimiert. Es gibt außerdem eine PWA-Installation (Kapitel 12). Eine native App im App Store ist nicht verfügbar.

Kann ich Billwise kostenlos nutzen?

Es gibt eine kostenlose Testphase. Im kostenlosen Plan sind einige Features eingeschränkt (z.B. Anzahl Rechnungen, KI-Belegerfassung). Alle Pläne und Preise findest du auf billwise.one.

Rechnungen

Warum ändert sich meine Rechnungsnummer nicht wenn ich eine Rechnung lösche?

Rechnungsnummern sind fortlaufend und dürfen steuerrechtlich nicht rückwärts gezählt werden. Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer, eine Storno-Rechnung bekommt die nächste freie Nummer.

Kann ich Rechnungen bearbeiten die ich schon versendet habe?

Offene (unbezahlte) Rechnungen können noch bearbeitet werden. Bezahlte Rechnungen sind gesperrt — sie müssen storniert werden.

Wie schicke ich eine Erinnerungsmail?

Klicke in der Rechnungsliste auf das E-Mail-Icon. Passe den Text bei Bedarf auf eine Zahlungserinnerung an.

Meine Rechnung zeigt "€0" — was ist falsch?

Billwise blockiert Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von 0 €. Stelle sicher, dass alle Positionen einen Netto-Preis > 0 haben und der MwSt-Satz korrekt eingestellt ist.

Steuern & EÜR

Warum stimmt meine USt-Voranmeldung nicht?

Prüfe: (1) Sind alle Belege als bezahlt markiert? (2) Sind externe Einnahmen erfasst? (3) Ist der richtige Zeitraum ausgewählt? Die Vorsteuer berücksichtigt alle Belege des Zeitraums unabhängig vom Bezahltstatus.

Für welche Rechtsform ist Billwise geeignet?

Billwise ist optimiert für Freiberufler, Einzelunternehmer und Gewerbetreibende die eine EÜR (§4 Abs.3 EStG) erstellen. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, ist Billwise nicht geeignet.

Kann ich die DATEV-Datei direkt beim Finanzamt einreichen?

Nein. Der DATEV EXTF Export ist für deinen Steuerberater gedacht, der die Daten in DATEV importiert und die Steuererklärung damit erstellt. Ans Finanzamt übermittelst du über Elster (oder deinen Steuerberater).

Ich habe keine USt-ID — muss ich sie eintragen?

Nur wenn du tatsächlich eine USt-ID hast (du bist umsatzsteuerpflichtig). Als Kleinunternehmer (§19 UStG) hast du keine USt-ID und weist keine MwSt aus — aktiviere in den Einstellungen den Kleinunternehmer-Modus.

Technisches

Die App lädt nicht richtig / zeigt alte Inhalte

Versuche es mit einem Hard Refresh: Cmd+Shift+R (Mac) oder Ctrl+Shift+R (Windows). Alternativ: Einstellungen → Lokaler Speicher → App-Cache leeren.

Mein Logo erscheint nicht auf der Rechnung

Stelle sicher, dass das Logo unter Einstellungen hochgeladen und gespeichert ist. Falls es immer noch fehlt: Einstellungen → Lokaler Speicher → Logo-Cache leeren → Logo erneut hochladen.

Ich habe mein Passwort vergessen

Klicke auf der Login-Seite auf "Passwort vergessen". Du erhältst eine E-Mail mit einem Reset-Link.

Kontakt & Support

Bei Fragen die diese Dokumentation nicht beantwortet:

• In-App Feedback: Klicke auf deinen Profil-Chip → Feedback & Hilfe
• E-Mail: support@billwise.one
• Website: billwise.one