Fahrtkosten absetzen als Selbstständiger: Alles was du 2025 wissen musst

Als Selbstständiger oder Freiberufler gehören Fahrten zu Kunden, Baustellen oder Terminen zum Alltag. Das Gute: Ein großer Teil dieser Kosten lässt sich als Betriebsausgabe absetzen – und senkt damit direkt dein zu versteuerndes Einkommen. Was genau absetzbar ist, wie die Kilometerpauschale 2025 funktioniert und wann du ein Fahrtenbuch brauchst, erfährst du hier.

Welche Fahrten kann ich absetzen?

Grundsätzlich gilt: Jede Fahrt, die betrieblich veranlasst ist, kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dazu zählen:

• Fahrten zu Kunden, Auftraggebern und Geschäftspartnern
• Fahrten zur eigenen Betriebsstätte (z. B. Büro, Werkstatt, Lager)
• Fahrten zu Veranstaltungen, Messen oder Weiterbildungen mit beruflichem Bezug
• Fahrten zum Steuerberater, zur Bank oder zu Behörden in betrieblicher Angelegenheit

Nicht absetzbar sind reine Privatfahrten – also Einkaufen, Freizeit, Arztbesuche und ähnliches. Im Gegensatz zu Arbeitnehmern kannst du als Selbstständiger aber auch Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner Betriebsstätte als Betriebsausgabe abziehen, sofern du dort regelmäßig tätig bist.

Öffentliche Verkehrsmittel sind ebenfalls absetzbar – und zwar in voller Höhe der tatsächlichen Kosten. Heb deine Tickets oder Kontoauszüge auf.

Kilometerpauschale 2025: So berechnest du deine Fahrtkosten

Wer sein Privatfahrzeug betrieblich nutzt, kann statt der tatsächlichen KFZ-Kosten die Kilometerpauschale ansetzen. Das erspart dir das Sammeln von Tankquittungen, Versicherungsbelegen und Werkstattrechnungen.

Die aktuellen Sätze seit 2022:

• 0,30 € pro km für die ersten 20 Kilometer einer Fahrt
• 0,38 € pro km ab dem 21. Kilometer

Diese Pauschale gilt unabhängig vom tatsächlichen Fahrzeugtyp – egal ob du einen Kleinwagen oder ein SUV nutzt. Ein Fahrtenbuch ist bei dieser Methode nicht verpflichtend. Es reicht, die Fahrten mit Datum, Ziel und Kilometer-Anzahl zu notieren.

Willst du hingegen die tatsächlichen KFZ-Kosten absetzen – also Sprit, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung – musst du ein Fahrtenbuch führen. Nur so lässt sich der betriebliche Anteil sauber vom Privatanteil trennen.

Fahrtenbuch oder Pauschale: Was lohnt sich?

Die Faustregel: Die Kilometerpauschale ist einfacher, das Fahrtenbuch kann mehr Steuern sparen – aber nur wenn dein Fahrzeug tatsächlich teuer im Unterhalt ist.

Kilometerpauschale lohnt sich, wenn:

• Dein Fahrzeug günstig im Unterhalt ist (wenig Sprit, niedrige Versicherung)
• Du wenig Fahrten hast und Aufwand minimieren willst
• Du kein lückenloses Fahrtenbuch führen kannst oder willst

Tatsächliche Kosten lohnen sich, wenn:

• Du ein teures Fahrzeug mit hohen laufenden Kosten hast
• Der betriebliche Anteil sehr hoch ist (über 80 %)
• Du bereit bist, jede Fahrt penibel zu dokumentieren

Einmal im Jahr entscheidest du, welche Methode du in deiner EÜR verwendest. Ein Wechsel ist möglich – aber immer nur für das gesamte Steuerjahr.

Pflichtangaben im Fahrtenbuch: Datum, Abfahrtsort, Zielort, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Zweck der Fahrt sowie Anzahl der gefahrenen Kilometer. Fehlen diese Angaben oder sind sie lückenhaft, erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht an – und du verlierst den Abzug komplett.

Firmenwagen: 1%-Regelung oder Fahrtenbuch

Hast du ein Betriebsfahrzeug – also ein Fahrzeug, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird und in deiner EÜR steht – gelten andere Regeln. Du kannst alle tatsächlichen KFZ-Kosten vollständig absetzen. Gleichzeitig musst du aber den privaten Nutzungsanteil als Betriebseinnahme versteuern.

Dafür gibt es zwei Methoden:

1%-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG)

Der monatliche Privatanteil berechnet sich als 1 % des Bruttolistenpreises (Neuwagenpreis bei Erstzulassung, inklusive Sonderausstattung). Dieser Betrag wird als Betriebseinnahme gebucht und erhöht damit dein zu versteuerndes Einkommen.

Für Hybridfahrzeuge gilt 0,5 %, für reine Elektrofahrzeuge 0,25 %. Zusätzlich werden Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat berechnet.

Vorteil: Kein Fahrtenbuch nötig. Nachteil: Bei teuren Fahrzeugen kann der Privatanteil sehr hoch ausfallen – auch wenn du das Auto kaum privat nutzt.

Fahrtenbuch (exakte Methode)

Der Privatanteil wird anhand des tatsächlichen Verhältnisses privater zu betrieblicher Kilometer berechnet. Wenn du nur 15 % privat fährst, musst du auch nur 15 % der Gesamtkosten als Einnahme verbuchen.

Vorteil: Gerechter bei geringer Privatnutzung. Nachteil: Lückenloses Fahrtenbuch ist Pflicht – jede Fahrt, jeder Kilometerstand, jeder Zweck.

Die 1%-Regelung lohnt sich vor allem bei günstigen Fahrzeugen oder hoher Privatnutzung. Das Fahrtenbuch rechnet sich, wenn du das Fahrzeug fast ausschließlich betrieblich nutzt.

Fahrtkosten in der EÜR eintragen

In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) trägst du Fahrtkosten unter den Betriebsausgaben ein. Die Zeile richtet sich nach der gewählten Methode:

• Kilometerpauschale (Privatfahrzeug): Zeile "Fahrtkosten" – berechneter Betrag aus km × Pauschale
• Tatsächliche KFZ-Kosten (Betriebsfahrzeug): Zeile "Kraftfahrzeugkosten" – alle Belege addiert
• Öffentliche Verkehrsmittel: Zeile "Reisekosten" – tatsächliche Kosten laut Belegen

Der private Nutzungsanteil bei der 1%-Regelung oder dem Betriebsfahrzeug mit Fahrtenbuch wird auf der Einnahmen-Seite als "Nutzungsentnahme" eingetragen. Vergisst du das, riskierst du Rückfragen oder eine Nachzahlung beim Finanzamt.

Billwise erfasst deine betrieblichen Fahrten direkt im integrierten Fahrtenbuch und übernimmt die Kilometerpauschale automatisch in deine EÜR – egal ob du Privatfahrzeug, Betriebsfahrzeug oder 1%-Regelung nutzt. Eintragen, fertig.